Rekisteri- ja tietosuojaseloste
VARKAAT RY
Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Jyväskylän yliopiston varhaiskasvatustiedettä opiskelevien ainejärjestön Varkaat ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 21.5.2018. Viimeisin muutos 06.01.2023
1. Rekisterinpitäjä
Varkaat ry
Halmekatu 20 D 25B
40320 Jyväskylä
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Katariina Kilpeläinen
katariina.k.kilpelainen@student.jyu.fi
Halmekatu 20 D 25B
40320 Jyväskylä
+358 45 126 4531
3. Rekisterit
- Yhdistyksen jäsenrekisteri (Kide.app)
- Yhdistyksen jäsenten sähköpostilista
- Yhdistyksen hallituksen jäsenten sähköpostilista
- Tapahtumien ilmoittautumisrekisterit
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen) tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu (jäsenyys).
Varkaat ry:n rekistereihin liittyvän henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito jäseniin, jäsenyyden ylläpito, tapahtumiin osallistumiseen liittyvä yhteydenpito sekä tiedotus opintoihin liittyvistä asioista ja yhdistyksen tapahtumista.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Varkaat ry:tä rekisteröityneenä yhdistyksenä velvoittaa yhdistyslaki (11 §).
5. Rekisterin tietosisältö
Yhdistyksen jäsenrekisteriin tallennettavia tietoja ovat: Henkilön koko nimi, kotipaikkakunta, sähköpostiosoite, rekisteröitymisajankohta, vuosikurssi Jyväskylän yliopistossa varhaiskasvatustieteen opinnoissa, mielenkiinnon kohteet jäsenyhdistyksen tapahtumiin liittyen sekä tieto jäsenmaksun maksamisesta.
Yhdistyksen jäsenten sähköpostilistalle tallennettavia tietoja ovat: Nimi sekä sähköpostiosoite.
Yhdistyksen tapahtumien ilmoittautumisrekistereihin tallennettavia tietoja ovat: Nimi, sähköpostiosoite, vuosikurssi, demoryhmä sekä tapahtumaan liittyvät tiedot, kuten erityisruokavalio ja erityistoiveet. Tapahtumien ilmoittautumisrekisteriin tallennettavat tiedot vaihtelevat tapahtuman luonteen mukaan.
Jäsenrekisteristä, sähköpostilistoilta ja tapahtumarekistereistä tyhjennetään kaikki tiedot vuosittain, kun uusi jäsenkausi alkaa.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseneltä, jäsenen täyttäessä sähköisen lomakkeen.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).